ハンコをなくすなら請求書の郵送もやめません？

コロナのおかげで仕事の無駄があぶり出された数か月でした。
押印するだめだけに出社とか、仕事で必要な書類が会社でしか見られないから出社とか。それ聞いて、なんて非効率な、マジか！と思いましたが、実際にあるようです。

そして河野さんのハンコ廃止宣言。

ついになくなるか行政のハンコ。

「できない理由」があれば月末までに報告しなさい、ということみたいです。できればその理由を公開してほしいなぁ。お役所ならではのおもしろ回答がありそうですｗｗ

そこで思いました。

ハンコをなくすなら請求書の郵送もやめたい

企業間取引で請求書のやりとりはあるわけですが、郵送することって多いですよね。

そもそも請求書に押印して紙で郵送って絶対必要ってわけじゃない。昔からの商慣例です。今やメールでも書類が送信できるのにわざわざプリントアウトして切手貼って郵送、って手間すぎです。コストもかかる。

弊工房の顧客は、郵送とメール添付、半々くらいかなぁ。体感的にIT環境の整備が速い企業は「メール添付でいいよ」ってところが多い。

ちなみに弊工房が利用している会計ソフトは、システムから送信した請求書をそのまま取り込んで仕訳までやっちゃいます。進んでるでしょ～。

これを機に請求書の郵送もやめませんか？顧客のみなさんよろしければご検討ください。

企業間取引でもうひとつ大事なのが契約書。弊工房でいえば、特に著作権がからむ案件は大事だよね。

でもそれも紙でやる必要はありません。契約書もクラウドです。ＷＥＢ完結の電子契約。いちいち訪問して、とかもうやってません。

法的にどうなのかな？と思い、顧問事務所の呉弁護士に「契約書、紙だとめんどいから電子契約でもいいかな？」と相談したら「法的にも有効だよ」とのことでした。

そのほか昨今は、便利なツールがたくさん出てきて、ものすごく時間短縮になったことっていろいろあります。

たとえばファイル転送。我々制作会社にとってはしょっちゅうやっていることです。お客さんから画像データをもらったり、デザイナーとデータのやりとりしたり、いったい毎日何回やるんだろう。

１０数年前のお客さんとのファイルのやりとりはこんなでした。

CD-RやUSBメモリを手渡しか郵送

当時お客さんに、インターネットで転送してください、と言っても「いやわからんから」とよくオフィスまで持ってきてくれていました。アナログ感なつかしいな。
だからファイルデータが手元に来るまで数日かかっていました。今から考えると超のんびりｗｗ

当時は打ち合わせも毎回面談。電話だけだとなかなか相互疎通がうまくいかなくて、わざわざアポイントとってお互い時間を作っていました。

でも今やスケジュールの重要なときだけ、あとはチャット。指示書もその場で送って打ち合わせはオンラインでやります。逆にこのほうがしょっちゅう会話ができるから意見のすれ違いもほぼない。そして訪問する往復時間がなくなりました。

ハンコをなくす、ということは「時間を短縮する」ということだと思います。承認ハンコ待ちだと上司が忙しかったらすぐ１～２日は経ちます。でもハンコを廃止してITを活用すれば出先でも承認できてものの数分。つまり無駄な時間が短縮されスピーディーにことが進むことにつながりますよね。

余談ですが、弊工房ではITでの省力化を導入しまくって、最近ではあらゆることがネットで完結できるようになっています。そうなると外に出るのさえおっくうになってきて、今では歩いて十数歩の銀行に行くのもめんどうになりました。だってアプリで全部完結しちゃうんだもん。ものぐさ太郎のできあがりですｗｗ

ハンコをなくす、請求書の郵送もなくす
↓
時間短縮
↓
その分他の仕事ができる

いいよね！みなさんの会社ではどうですか？

先日ひさびさに広島市内に飲みに行きました。

その日は金曜日で、帰りは２３時ころの電車。この時間帯はいつもすごく混むので（座れないからつらいなぁ～）と思いながらホームに降りると、あれ？ガラガラ。余裕で座れました。

そういえば１７時ころ紙屋町から乗ったひろでんも余裕で座れたわ。

え？なんでこんなに少ないんだ！？みんなテレワークなの？

こうなると接待で使われるような飲食店は回復しないだろうな・・・。
気付く会社も出てくると思うんですよ。あれ？接待とかしなくなったけどコロナ前と比較しても売上にそう変化がないわ、とか。

となれば今後交際費は削られていく一方・・・。忘年会も今年はないだろうから、宴会主体の店はコロナに関係なく回復はキビしいだろうな。